Tata Cara Sertifikasi dan Pemutakhiran Data Penyedia Barang dan Jasa PT PGE tahun 2016

 

.: TATA CARA SERTIFIKASI & PEMUTAKHIRAN CALON PENYEDIA BARANG/JASA

        A.      SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG & JASA

 

I.  Calon penyedia barang/jasa mengajukan permintaan untuk menjadi rekanan terdaftar di Perusahaan kepada Panitia Sertifikasi Penyedia Barang/Jasa, dengan melampirkan persyaratan sebagai berikut :

 

NO

DOKUMEN

KETERANGAN

1.

Formulir Pendaftaran (Download disini
(Asli, di Tandatangani)

Isian formulir diketik dan di isi sesuai dengan dokumen Perusahaan (disarankan menggunakan huruf kapital).

Pengisian Data Perusahaan :

-  Nama Perusahaan harus sesuai dengan Akte perusahaan.

-  Alamat perusahaan diisi sesuai dengan SITU/SK Domilisi perusahaan yang masih berlaku.

-  Telepon perusahaan harus berupa fixed-line (bukan handphone CDMA).

-  Facsimile perusahaan, terdapat didalam kantor perusahaan.

-  E-mail perusahaan wajib dimiliki untuk keperluan e-procurement dan pengiriman dokumen lainnya (a/l, pemberitahuan Surat Keterangan Terdaftar (SKT) Pertamina dapat dicetak  akan dikirim melalui  e-mail perusahaan tanpa ditandatangani oleh Panitia Sertifikasi). Apabila perusahaan tidak memiliki alamat email maka tidak akan dilakukan sertifikasi.

2.

SITU / Surat Keterangan Domisili Perusahaan

(Fotocopy)

Alamat perusahaan lengkap dengan kode pos, telepon, fax dan email.

Alamat harus sama dengan yang tercantum pada formulir pendaftaran dan kop surat perusahaan.

Surat Keterangan Domisili Perusahaan harus masih berlaku.

3.

Surat Permohonan Menjadi Penyedia Barang/Jasa (Contoh download disini

(Asli, di Tandatangani)

Sub bidang yang diminta harus tertulis secara jelas di dalam Surat Permohonan Menjadi Penyedia Barang/Jasa, disertai dengan kode bidang/sub bidang pekerjaan.

4.

Data Personalia / Struktur Organisasi
(Asli)

Berupa list daftar nama dan jabatan atau struktur organisasi perusahaan.

5.

Tanda Daftar Perusahaan ( TDP )
(Fotocopy)

TDP yang masih berlaku.

6.

Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
(Fotocopy)

SIUP yang masih berlaku.

7.

Pakta Integritas (Contoh download disini) 

(Asli, di Tandatangani)

Ditandatangani oleh pimpinan perusahaan diatas materai dan cap perusahaan.

8.

Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen (Contoh download disini) 

(Asli, di Tandatangani)

Ditandatangani oleh pimpinan perusahaan diatas materai dan cap perusahaan.

9.

Data pengalaman kerja 2 (dua) tahun terakhir. 
(Fotocopy)

Daftar pengalaman kerja harus dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir sesuai dengan permohonan sub bidang pekerjaan yang diajukan dengan dilengkapi informasi antara lain mengenai pemberi kerja, lokasi, waktu dan nilai pekerjaan, dilampirkan sampling copy kontrak pekerjaan yang bersangkutan

10.

Data perlengkapan dan peralatan.

(Asli atau Fotocopy)

Perlengkapan dan peralatan utama milik perusahaan yang digunakan untuk mendukung operasional kegiatan perusahaannya

11.

Sertifikat Badan Usaha - Jasa Konstruksi

(Fotocopy)

-  Khusus untuk pemborongan Jasa Konstruksi(Arsitektur, Sipil, Mekanikal, Elektrikal, Tata Lingkungan)

-Kode pekerjaan : Q.11.xx & Q.12.xx  /  B.01.xx & B.02.xx

-  SBU dan SIUJK harus masih berlaku.

12.

Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi ( SIUJK ) 
(Fotocopy)

13.

Surat Ijin Operasional Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/ Buruh dari DISNAKER
(Fotocopy)

-Khusus untuk Penyedia Tenaga Kerja

-Kode pekerjaan : R.07.12

-  Surat Ijin harus masih berlaku.

14.

Surat Ijin Industri dari DEPERINDAG
(Fotocopy)

-  Khusus untuk Percetakan dan Penjilidan

-Kode pekerjaan : R.07.01 

-Surat Ijin harus masih berlaku.

-Apabila tidak bergerak dalam bidang Percetakan dan Penjilidan, maka tidak perlu.

15.

Sertifikat Badan Usaha - Jasa Konsultansi

(Fotocopy)

-Khusus untuk Jasa Konsultansi

-Kode pekerjaan : Q.01.xx  -  Q.07.xx  &  S.xx.xx  /  D.01.xx

-  Sertifikat harus masih berlaku.

16.

Surat keagenan tunggal/pabrikan/agen/distributor  
(Fotocopy)

Bagi penyedia barang/jasa berstatus keagenan

17.

Nomor Pokok Wajib Pajak  ( NPWP )
 (Fotocopy)

Kartu NPWP Perusahaan.

18.

Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak ( SPPKP ) 
(Fotocopy)

 

19.

Bukti pembayaran pajak tahun terakhir 
(Fotocopy)

SPT dan SSP tahun terakhir (walaupun nihil harus tetap dilampirkan).

20.

Referensi Bank 
(Asli)

Referensi Bank (Asli) diperuntukkan untuk keperluan sertifikasi dan dibuat minimal Januari (pada tahun pendaftaran), mencantumkan no. rekening dan dicap oleh bank.

21.

Neraca Perusahaan tahun terakhir yang telah di Audit Kantor Akontan Publik ( ada Opini )

* untuk perusahaan dengan kualifikasi M  (Menengah)  dan B (Besar) (Fotocopy)

-Jika Pendaftaran dilakukan sebelum bulan April 2 (dua) tahun terakhir audited atau setelah bulan April (per 31 Desember).

-  Dalam Neraca harus mencantumkan modal yang disetor dari perusahaan sesuai akte.

-Untuk penentuan kualifikasi ditentukan dari jumlah nilai kekayaan bersih (ekuitas).

-Kualifikasi B ( Besar )  nilai  kekayaan bersih diatas Rp. 10 M.

-Kualifikasi M (Menengah) nilai kekayaan bersih diatas Rp. 1 M s/d Rp.10 M.

22.

Neraca Perusahaan 3 ( tiga ) tahun terakhir (tidak perlu di audit Kantor Akuntan Publik )

* untuk perusahaan dengan kualifikasi K (Kecil) 

(Fotocopy)

-Kualifikasi K ( kecil ) nilai kekayaan dibawah Rp. 1 M.

-  Dalam Neraca harus mencantumkan modal yang disetor dari perusahaan sesuai akte. 

-Untuk perusahaan yang berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun sejak akte pendirian perusahaan, maka cukup melampirkan neraca perusahaan 2 (dua) tahun terakhir (tidak perlu di audit Kantor Akuntan Publik ).

23a.

Akte pendirian Perusahaan dan Lembar Pengesahan MenHuKam/ MenKeh.

(Fotocopy)

-  Berlaku untuk Perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas.

-  Untuk Badan Hukum lainnya cukup melampirkan Akte Pendirian Badan Hukum sesuai Peraturan Pemerintah RI yang berlaku pada saat pendaftaran sertifikasi  ini.

23b.

Akte perubahan Perusahaan dan Lembar Persetujuan MenHuKam.

(Fotocopy)

-  Berlaku untuk Perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas, sesuai dengan ketentuan UU Perseroan Terbatas yang berlaku pada saat pendaftaran sertifikasi ini.

-  Untuk Badan Hukum lainnya dapat melampirkan dokumen sejenis atas Badan Hukum terkait sesuai Peraturan Pemerintah yang berlaku pada saat pendaftaran sertifikasi ini.

24.

Kartu Tanda Penduduk 
(Fotocopy)

Fotocopy KTP (yang masih berlaku) seluruh pengurus  aktif  yang tercantum dalam akte perusahaan.
Untuk WNA, Fotocopy Passport dan KITAS yang masih berlaku.

25.

Susunan kepemilikan modal 
(Asli)

Harus sesuai dengan akte notaris dan dibuat  pada lembaran kertas tersendiri.

26.

Susunan Pengurus 
(Asli)

Susunan Direksi dan Komisaris dibuat pada kertas tersendiri,  harus sesuai dengan Akte Notaris yang terakhir, dan masa jabatan direksi dan komisaris masih berlaku.

27.

Surat Pernyataan Keanggotaan PERTAMINA e-Procurement 
(Asli, di Tandatangani)

Surat Pernyataan di download disini, ditandatangani pimpinan perusahaan diatas meterai.

28

Sertifikat Contractor Safety Management System (CSMS)

(Fotocopy)

Apabila belum memiliki sertifikat CSMS melampirkan dokumen CSMS yang disyaratkan (Format download disini) 

29

Softcopy Dokumen Persyaratan Sertifikasi Penyedia Barang dan Jasa

Flashdisk bertuliskan Sertifikasi Penyedia Barang/Jasa dan Nama Perusahaan.  File didalamnya diberi nomor dan diurutkan sesuai persyaratan

 

Penyedia barang/ jasa agar memilih maksimal 3 (tiga) sub bidang pekerjaan yang paling sesuai dengan keahlian dan pengalaman yang dimiliki perusahaan (Kode sub bidang pekerjaan download disini) . Jika tidak, panitia akan memilihkan berdasarkan pengalaman terbanyak.

 

II.

Panitia Sertifikasi melakukan evaluasi biodata/verifikasi terhadap keabsahan kelengkapan persyaratan dokumen. Apabila diperlukan, panitia dapat meminta klarifikasi kepada perusahaan penyedia barang/jasa dan/atau dapat melakukan pemeriksaan ke tempat domisili/ kantor penyedia barang/jasa untuk mencocokkan antara data yang diberikan dengan keadaan di lapangan.

III.

Dokumen harus di jilid rapi dan penempatan data dokumen harus sesuai nomor urutan formulir pendaftaran Sertifikasi dengan memakai tanda pembatas antar dokumen. Bila hal tersebut tidak dipenuhi maka dokumen tidak akan di terima oleh Panitia Sertifikasi.

IV.

Panitia Sertifikasi mengumumkan dalam papan pengumuman daftar penyedia barang/ jasa yang lulus/ tidak lulus proses sertifikasi.

V.

Bagi penyedia barang/jasa yang lulus sertifikasi akan dikirimkan pemberitahuan melalui email, bahwa Surat Keterangan Terdaftar (SKT) perusahaan dapat dicetak melalui website:https://eproc.pertamina.com  tanpa ditandatangani oleh Panitia Sertifikasi.

VI.

Panitia Sertifikasi dapat meminta penyedia barang/jasa menunjukkan dokumen pendukung pendaftaran yang asli, jika di perlukan.

VII.

Kelengkapan persyaratan dokumen pendaftaran (hard document dan softcopy flashdisk) diatas dikirim ke:

Sekretariat Panitia Sertifikasi Penyedia Barang/Jasa PGE

Menara Cakrawala Lantai 08

Jalan MH.Thamrin No.09 – Jakarta 10340

B. PEMUTAKHIRAN DATA PENYEDIA BARANG DAN JASA

I.     Bagi penyedia barang dan jasa yang telah memiliki nomor vendor Pertamina dan ingin mengupdate data vendor atau mengaktifkan nomor vendornya untuk dapat mengikuti pengadaan di lingkungan PT Pertamina Geothermal Energy

II.   Dilakukan melalui aplikasi https://i-p2p.pertamina.com/

III. Melakukan re-registrasi nomor vendor melalui https://i-p2p.pertamina.com/ dengan langkah-langkah sebagai berikut :(Bagi yang belum pernah melakukan re-registrasi) :

1.       Pilih menu Re-register vendor

2.       Masukkan nomor vendor dan No. NPWP

3.       Isi persyaratan sesuai dengan panduan

4.       Submit dokumen

5.       Mendapatkan notifikasi approval via email yang terdaftar

IV.Melakukan update data vendor melalui https://i-p2p.pertamina.com/ dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1.     Klik Login, masukkan username dan password

2.     Klik vendor management, manage vendor, update vendor

3.     Isi perubahan 

4.     Submit

V. Melakukan Extend Regloc melalui https://i-p2p.pertamina.com/ dengan langkah-langkah sebagai berikut :

-    Klik Login, masukkan username dan password

-    Klik vendor management, extend registration location

-    Masukkan nomer vendor, company code dan registration

a. Company Code: 1010-PT Pertamina

b. Registration Location: DB00

-       Submit

VI.Keterangan lebih lanjut dapat melalui opsi booklets di website https://i-p2p.pertamina.com/Sources/_Anonymus/BookletPage.aspx atau melalui telepon di 02139833222

VII.   TEMPAT & WAKTU PENDAFTARAN

1.       Tempat     :  Sekretariat Panitia Sertifikasi Penyedia Barang/Jasa PGE

Menara Cakrawala Lantai 08, Jalan MH.Thamrin No.09 – Jakarta 10340

2.       Tanggal     :  28 s/d 07 Oktober 2016, Pukul 09.00 s/d 15.00 WIB